Este canal ha sido creado para denunciar/informar sobre cualquier irregularidad real o sospechada. El canal debe utilizarse con responsabilidad, prudencia y de buena fe, absteniéndose de presentar alegaciones falsas o infundadas.
La denuncia puede presentarse de forma anónima. Sin perjuicio de ello y en todo caso, la información contenida es confidencial y está protegida contra accesos no autorizados.
Si la denuncia no es anónima, el funcionamiento del canal de denuncias implica el tratamiento de los datos personales del denunciante por parte de nuestra empresa. Por tanto, esta Política de Privacidad tiene por objeto informar al denunciante/informante sobre el tratamiento de sus datos personales, recabados a través del mencionado canal de denuncias.
También se pueden recopilar datos de los denunciados. La comunicación de información de privacidad al denunciado se realizará en la primera toma de contacto con él, teniendo en cuenta la confidencialidad de la denuncia hasta ese momento. Si la denuncia no contiene elementos suficientes para proceder al análisis o no se considera válida, no se contactará con el denunciado.
1. ¿Qué datos personales se recopilan y procesan?
Se pueden recopilar los siguientes datos personales:
• Del denunciante/informante (si la denuncia no es anónima): nombre completo, correo electrónico, número de teléfono móvil y cualquier otro dato incluido en la descripción.
• Del denunciado: los datos que el denunciante indique en la descripción.
2. ¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?
Contamos con un Delegado de Protección de Datos, asignado por la Gerencia General. Usted puede comunicarse con este Delegado a través de la dirección de correo electrónico personal@exituno.pe.
3. ¿Cuál es la finalidad y base jurídica aplicable al tratamiento?
Los datos personales del denunciante/informante serán tratados con el fin de analizar, remitir y responder al denunciante/informante, así como para su eventual remisión a las autoridades competentes.
El tratamiento de datos personales es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales y compromisos éticos que incumben a nuestra empresa. Cuando se trata de denuncias sobre infracciones de los procedimientos, políticas y reglamentos internos de nuestra empresa, el tratamiento también es necesario en base al interés legítimo de nuestra empresa en minimizar el impacto negativo resultante de estas infracciones y reforzar la cultura de cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos internos.
4. ¿A qué entidades se comunicarán los datos personales?
Los datos personales podrán, en caso de que así se determine, ser comunicados a las autoridades competentes para investigar las infracciones denunciadas, en la medida en que sea necesario para el seguimiento de la denuncia y lo permita y/o exija la ley y/o las autoridades competentes.
5. ¿Cuánto tiempo se conservarán los datos personales?
Las denuncias se conservarán únicamente durante el período necesario y proporcionado para cumplir los requisitos impuestos por la legislación. El plazo se contará desde la fecha de cierre de la tramitación de la denuncia, y, con independencia de dicho plazo, las denuncias se conservarán mientras dure cualquier procedimiento judicial o administrativo relacionado con las mismas. Cualquier dato que no se considere relevante para la tramitación de la denuncia será inmediatamente eliminado.
Para fines estadísticos, los datos podrán conservarse más allá de los plazos antes mencionados, siendo confidenciales a tal efecto.
6. Limitación al acceso de los datos
El acceso a los datos quedará limitado exclusivamente a las autoridades internas y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones responsables del sistema de denuncias. Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un colaborador, se permitirá el tratamiento de los datos al personal de nuestra empresa con funciones de gestión de recursos humanos.
7. Medidas de seguridad y confidencialidad
Nuestra empresa se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. A estos efectos, hemos adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurado de que los datos relativos a la identidad del denunciante/informante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.
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